فضای کار مشترک برای یک کسب‌وکار حیاتی است؛ نقطه‌ها را به هم وصل کنید!
هویت برند در سرتاسر حیات یک کسب‌وکار حضور دارد و تمام کارکنان در شکل‌بخشیدن به مسیر آن نقش دارند. تیم‌های مختلف نمی‌توانند به تنهایی کار کنند و برای آنکه تجربه پایدار و مثبتی برای مشتریان فراهم شود، فعالیت‌های آنها باید به طور یکپارچه به هم متصل شود.
باید مطمئن شد همه افراد در سازمان یک کسب‌وکار، به محتوایی که برای انجام کار خود نیاز دارند دسترسی کامل و مستمر دارند. دلیل این امر روشن است: آنها می‌توانند وظایف و پروژه‌های خود را پیش ببرند، بدون این که شما تمام وقت خود را صرف انتقال اسناد و فایل‌های تکراری به آنها کنید و روش‌های استفاده از آنها را مدام توضیح دهید. تنها کاری که باید انجام داد، ایجاد یک فضای مشترک است تا همه همکاران بتوانند در آن فعالیت کنند و به گردش کار و محتوای مشترک برند ـ متناسب با سطح و جایگاه خود ـ دسترسی داشته باشند.
بدین‌ترتیب، می‌توانید افراد را از مناطق زمانی مختلف، در مکان‌های جغرافیایی جداگانه و با عملکردهای شغلی منحصربه‌فرد به یک فضای کاری واحد متصل کنید. پس از ورود به دفتر کار آنلاین، افراد می‌توانند متناسب با سطح دسترسی و نقش تعریف‌شده خود، در روند فعالیت‌های برند همکاری کنند.
هیچ بنای باشکوهی یک‌شبه پدید نمی‌آید؛ برای تقسیم‌کار برنامه‌ریزی کنید!
برای اینکه بتوانید از قابلیت‌های همکاران خود به طور کامل بهره ببرید، به یک برنامه‌ریزی نیاز دارید. این برنامه نمی‌تواند از این جنس باشد که «تیم بازاریابی بازاریابی را مدیریت کند و تیم فروش، فروش را». نقش هر یک از تیم‌ها و افراد باید معلوم باشد و رفتاری که در مواجهه با موارد مختلف از آنها انتظار می‌رود نیز باید تعریف شود.
می‌توانید از خود بپرسید: این شخص چه نقشی را ایفا خواهد کرد؟ در کدام یک از مراحل ارتباط با مخاطبان یا مشتریان نقش دارد؟ چه اطلاعات و محتواهایی باید در دسترس او قرار بگیرد؟ با کدام افراد دیگر مرتبط است و قبل و بعد از نقش‌آفرینی او چه کسانی فعالیت می‌کنند؟ با مشخص‌شدن پاسخ این پرسش‌ها و تعریف فرایند گردش‌کار، می‌توانید فضای کاری اثربخشی را تجربه کنید. کافی است کمی وقت بگذارید و مسئولیت‌های خاص هر یک از همکاران را تعریف کنید و نیز تأثیری که مسئولیت‌های آنها می‌تواند بر روی برند داشته باشد را با دیگر افراد سازمان کسب‌وکار خود به اشتراک بگذارید.
در هر مرحله از رشد برند، استفاده از دفتر کار آنلاین، به یکپارچه‌سازی فعالیت‌ها کمک می‌کند.
ثبات چهره برند، مرهون همکاری یکپارچه کارکنان است؛ به آن اهمیت بدهید!
برای اینکه مخاطبان و مشتریان یک برند درک مناسبی از آن داشته باشند، لازم است که آهنگی یکسان در تمام محتواهای مربوط به آن جریان داشته باشد و تمام جلوه‌های برند شبیه به هم باشند. همکاری یکپارچه همکاران یک برند همان چیزی است که باعث می‌شود همه چیز هماهنگ باشد. بدین‌ترتیب، همه در یک صفحه حضور خواهند داشت و افراد می‌توانند کارهای خود را در تعامل با دیگران انجام داده و در حلقه‌های بازخورد حضور داشته باشند.
با در میان گذاشتن موضوعات، مشکلات و ایده‌های جدید، برند در واقعی‌ترین شکل خود به‌روزرسانی می‌شود و با در کنار هم قرار گرفتن فعالیت‌های افراد و تیم‌های مختلف در درون یک کسب‌وکار، تجربه‌های غنی‌تری برای مشتریان ایجاد می‌شود. وجود یک دفتر کار آنلاین، سوء‌تفاهم در مورد مسئولیت‌ها و بروز اشتباه در اجرای وظایف را به حداقل می‌رساند. همچنین باید مطمئن شد که همکاران برند برای مشارکتی که انجام می‌دهند، احساس ارزشمندی دارند. به همین دلیل، در اختیارداشتن گزارش عملکرد آنها اهمیت زیادی دارد تا امکان تحسین و تشویق آنها به درستی وجود داشته باشد.
کسب‌وکارها چاره‌ای جز دست‌یابی به رشد سریع ندارند؛ موفقیت‌ها را سریع‌تر تکرار کنید!
از آنجا که نوآوری در خلاء اتفاق نمی‌افتد، همکاری متقابل افراد و تیم‌ها می‌تواند آنها را به فکرکردن و صحبت‌کردن بیشتر وادار کند و در نتیجه با گفتگوی بیشتر راجع به موضوعات، واقعیت‌ها و راه‌حل‌های موجود تغییر می‌کنند.
هنگامی که سازمان یک کسب‌وکار به مرحله توسعه می‌رسد، باز هم همکاری متقابل افراد است که می‌تواند به تکرار سریع‌تر و دقیق‌تر فرایندها کمک کند. فعالیت‌ها را می‌توان با دقت و سرعت بیشتر میان افراد مختلف تقسیم کرد و به اشتراک گذاشت و همه می‌توانند مطمئن شوند که در جریان ممتد بازبینی مؤثر قرار دارند. این یک واقعیت ثابت‌شده است که افرادی که یکدیگر را نمی‌شناسند، به اندازه افرادی که آشنایی خوبی با هم دارند، نمی‌توانند با یکدیگر کار کنند؛ کافی است به تیم‌های ورزشی نگاه کنید. در کسب‌وکارهای موفق نیز افراد می‌دانند چگونه باید با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و چگونه یکدیگر را پوشش دهند.
فعالیت مشترک در دفتر کار آنلاین سبب می‌شود که افراد یکدیگر را بهتر بشناسند و در صورت لزوم، با کمترین چالش فعالیت‌ها و جدول زمانی آنها را اصلاح کنند.
چابکی، سادگی و شفافیت سازوکارهای برند اهمیت دارد؛ آنها را توأمان داشته باشید!
ارتباطات داخلی، فرآیند به اشتراک‌گذاری اطلاعات در سراسر یک سازمان است. این کاری است که شما انجام می دهید تا کارکنان را در جریان نگه دارید و مطمئن شوید که آنها آنچه را که برای انجام کارهایشان نیاز دارند، در اختیار دارند.
ارتباطات داخلی ابزار قدرتمندی است که می‌تواند تأثیر زیادی بر برند شما داشته باشد. زمانی که ارتباطات بد باشد، همه آسیب می‌بیند؛ افراد بهره‌وری کمتری دارند، پروژه‌ها متوقف می‌شوند یا به موانع برخورد می‌کنند، سوء‌ظن و حدس و گمان ریشه می‌دواند و... از سوی دیگر، ارتباطات داخلی خوب یک برند به افراد امکان می‌دهد تا بدانند چه انتظاری از آنها وجود دارد و آیا کارشان را خوب انجام می‌دهند یا خیر. از سوی دیگر، افراد باید راه مشخصی برای تماس با یکدیگر داشته باشند.
استفاده از دفتر کار آنلاین، راه ثابتی برای ارتباط افراد با یکدیگر به وجود می‌آورد. بدین‌ترتیب، همکاران برای دریافت پاسخ سوالات خود با یکدیگر در ارتباط هستند و مدیران اطمینان حاصل می‌کنند که آنها تمام اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت می‌کنند. در این صورت، مدیریت برند زمان بیشتری را صرف تایید پروژه‌ها، ایجاد محتوا یا اصلاح برند می‌کند.
هیچ برندی در تنهایی رشد نمی‌کند؛ همه را دور یک میز نگه دارید!
دفتر کار آنلاین بستر یکپارچه‌ای است که برای راه‌اندازی اکوسیستم دیجیتال برند نیاز دارید؛ فضایی که می‌توانید در آن، برند خود را در آن رشد داده و مدیریت کنید. فضای کاربری ساده و منعطف دفتر کار آنلاین، به شما و همکاران‌تان امکان می‌دهد تا با هر سطح از مهارت‌های فنی بتوانید وظایف حرفه‌ای خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهید. با ورود به دفتر کار آنلاین، هر یک از همکاران می‌تواند فهرست کارهای منتظر اقدام و گزارش عملکرد خود را ببیند و بر اساس سطح دسترسی که برای آنها تعریف می‌کنید، به گردش کار برند دسترسی داشته و در آن مشارکت کند.
علاوه بر این، تمام افراد بلافاصله پس از ورود به دفتر کار آنلاین، می‌توانند فهرست فرایندها، مخزن دارایی‌ها، تقویم رویدادها و نمایه فعالیت‌های مربوط به خود را در میز برند مشاهده کنند. این میز را می‌توانید به عنوان تابلو اعلانات برند به شمار آورید که اطلاعات موردنیاز همکاران در آن قرار داده شده و یا به آن همچون جعبه‌ابزاری نگاه کنید که همکاران مختلف برای انجام وظایف خود نیازمند استفاده از آن هستند.
در «فهرست فرایندها» به همه بگویید چه کارهایی می‌توانند انجام دهند!
بخش فهرست فرایندها در میز برند دفتر کار آنلاین به شما کمک می‌کند تا تمام تعاملات و فرآیندهای مربوط به برندتان را به شکلی شفاف و سازمان‌یافته مدیریت کنید. در اینجا، سناریوهای مختلف تعامل با برند شما، همراه با دستورالعمل‌های لازم برای هر نقش، ارائه می‌شوند.
- فهرست فرایندهای برند به چه کار می‌آید؟
- شما می‌توانید فهرستی از تمام خدمات یا محصولاتی که به مخاطبان و مشتریان خود ارائه می‌دهید، در این بخش مهیا کنید. این کار به آنها کمک می‌کند تا به راحتی بفهمند برند شما چه چیزی ارائه می‌دهد.
- شما می‌توانید فهرستی از تمام خدماتی که به همکاران خود ارائه می‌دهید یا فرایندهایی که انجام آنها را از همکاران خود انتظار دارید، در این بخش مهیا کنید. این کار به آنها کمک می‌کند تا به راحتی بفهمند چه توقعی از آنها دارید و چگونه باید کارها را انجام دهند.
- چرا تدوین فهرست فرایندهای برند مهم است؟
- این فهرست دربردارنده تمام کارهایی است که هر فرد، بسته به جایگاه خود، می‌تواند در ارتباط با برند شما انجام دهد و به نوعی جرقه آغاز هر فرآیند را در گردش کار برند شما بزند.
- با رشد برند شما، تعداد و تنوع این فرآیندها نیز افزایش می‌یابد. این شما هستید که می‌توانید تصمیم بگیرید چه سطوحی از افراد به کدام فرآیندها دسترسی داشته باشند. به این ترتیب، این بخش همواره جدیدترین فرآیندهای قابل انجام در رابطه با برند شما را نمایش می‌دهد تا هم مخاطبان و مشتریان و هم همکاران شما بتوانند آنها را آغاز و پیگیری کنند.
- شفافیت در سازمان برند شما، موجب می‌شود سازوکارهای برند به شکلی مناسب اطلاع‌رسانی شوند و ابهام و سردرگمی در سراسر برند به حداقل برسد.
- نادیده گرفتن فهرست فرایندهای برند چه پیامدهایی دارد؟
- مجبور خواهید شد بارها و بارها برای افراد مختلف توضیح دهید که برند شما چه خدماتی ارائه می‌دهد، چه مراحلی باید طی شود و چگونه باید این کارها را انجام داد. این تکرار مکررات بخش زیادی از وقت شما را هدر می‌دهد.
- هرگز مطمئن نخواهید بود که آیا افراد از کارهایی که می‌توانند انجام دهند باخبر هستند و آنها را به درستی انجام می‌دهند یا خیر.
در «مخزن دارایی‌ها» فایل‌های پرکاربرد و موردنیاز را طبقه‌بندی کرده و به اشتراک بگذارید!
بخش مخزن دارایی‌ها در میز برند دفتر کار آنلاین به شما کمک می‌کند تا تمام دارایی‌های دیجیتال و فایل‌های پرکاربرد برندتان را به شکلی سازمان‌یافته و قابل دسترس مدیریت کنید. در اینجا، فایل‌هایی که انتظار می‌رود به کرات مورد استفاده قرار گیرند، همراه با دستورالعمل‌های مربوط به نحوه صحیح استفاده از آنها، قرار می‌گیرند.
- مخزن دارایی‌های برند به چه کار می‌آید؟
- شما می‌توانید فایل‌های هویت بصری برند (لوگو، رنگ‌بندی، تصاویر و...) را در این قسمت قرار داده و به همه افراد مرتبط دسترسی بدهید.
- همچنین می‌توانید اسنادی مانند بروشورها، لیست قیمت‌ها، گزارش‌ها، الگوهای ازپیش‌طراحی‌شده برای انتشار محتوای برند در رسانه‌های چاپی و دیجیتال و به طور کلی هر چیزی که به دفعات برای انجام وظایف یا خدمت‌رسانی به مخاطبان و مشتریان و کلیه ذی‌نفعان استفاده می‌شود را در این قسمت قرار دهید.
- چرا ایجاد مخزن دارایی‌های برند مهم است؟
- در این بخش، نکات کلیدی و شیوه صحیح استفاده از دارایی‌ها منتشر می‌شود و شما می‌توانید دسترسی افراد مختلف را به آنها مدیریت کنید.
- مخزن دارایی‌ها همواره جدیدترین نسخه از فایل‌های پرکاربرد و تاییدشده برند را نگهداری می‌کند تا همه کاربران بتوانند به درستی از آنها استفاده کنند.
- با استفاده از این مخزن، یکپارچگی برند حفظ شده و دستورالعمل‌های آن به شکلی مناسب اطلاع‌رسانی می‌شود تا از هرگونه انحراف از استانداردها جلوگیری شود.
- نادیده گرفتن مخزن دارایی‌های برند چه پیامدهایی دارد؟
- مجبور خواهید شد هر بار فایل‌های مورد نیاز افراد را به صورت پراکنده در اختیارشان بگذارید و نحوه صحیح استفاده از آنها را توضیح دهید. این فرآیند زمان‌بر و ناکارآمد است.
- هرگز مطمئن نخواهید بود که آیا افراد به آخرین نسخه تاییدشده دسترسی دارند یا توضیحات شما را به درستی متوجه شده و رعایت می‌کنند یا خیر.
در «تقویم رویدادها» همه را برای مشارکت در رویدادها و برنامه‌ریزی‌ها باخبر کنید!
بخش تقویم رویدادها در میز برند دفتر کار آنلاین، ابزاری جامع برای مدیریت تمام رویدادهای بازاریابی، ارتباطی و داخلی برند شماست. این بخش، اطلاعات مربوط به رویدادهایی را که ذی‌نفعان، دست‌اندرکاران و همکاران می‌توانند یا باید در آنها مشارکت کنند را ارائه می‌دهد و دستورالعمل‌های لازم برای هر یک از این رویدادها را نیز منتشر می‌کند.
- تقویم رویدادهای برند به چه کار می‌آید؟
- می‌توانید رویدادهای داخلی شامل جلسات، وبینارها، کارگاه‌ها، سمینارها و نشست‌ها را اطلاع‌رسانی کرده و افراد را برای آنها آماده کنید.
- می‌توانید رویدادهای خارجی و بازاریابی مانند کمپین‌های تبلیغاتی، رونمایی از محصول، حضور در نمایشگاه‌ها، انتشار محتوا، دوره‌های آموزشی، مصاحبه‌ها، جشن‌ها، مسابقات و مراسم را اطلاع‌رسانی کرده و برای آنها برنامه‌ریزی کنید.
- همچنین می‌توانید برای انتشار محتوا در کانال‌های مختلف و شبکه‌های اجتماعی برنامه‌ریزی کنید.
- چرا به‌روزرسانی تقویم رویدادهای برند مهم است؟
- این بخش، تمام وقایع پیش روی برند شما را در بر می‌گیرد و به شما اجازه می‌دهد تا سطح دسترسی افراد مختلف را به اطلاعات رویدادها تعیین کنید.
- تقویم برند همواره آخرین رویدادهای برنامه‌ریزی‌شده را نمایش می‌دهد تا همکاران بتوانند از آنها مطلع شده و متناسب با علاقه، نقش و وظیفه خود، برای مشارکت در آنها تصمیم‌گیری و اقدام کنند.
- با استفاده از این تقویم، برنامه‌ریزی داخلی برند شما سازمان‌دهی شده و رویدادها به شکلی مناسب اطلاع‌رسانی می‌شوند تا ناهماهنگی و موازی‌کاری به حداقل برسد.
- نادیده گرفتن تقویم رویدادهای برند چه پیامدهایی دارد؟
- مجبور خواهید شد بارها و بارها برای افراد مختلف توضیح دهید که برند شما چه رویدادهایی در پیش دارد، چه کسانی باید مشارکت کنند و چگونه باید آماده شوند. این تکرار، زمان‌بر و استرس‌زا خواهد بود.
- هرگز مطمئن نخواهید بود که آیا تمام افراد مرتبط، از برگزاری یک رویداد و پیش‌نیازهای آن مطلع بوده و برای آن آماده می‌شوند یا خیر.
در «نمایه فعالیت‌ها» پیشرفت پروژه‌ها را دنبال کنید و همه را در جریان بگذارید!
بخش نمایه فعالیت‌ها در میز برند دفتر کار آنلاین، جایی است که تمام وظایف تعریف‌شده توسط مدیران یا همکاران ارشد برای پیگیری و اجرا توسط تیم، همراه با دستورالعمل‌های مربوطه، قرار می‌گیرد. این بخش مدیریت پروژه‌های برند را تسهیل می‌کند و امکان تخصیص، ردیابی و نظارت بر وظایف مرتبط با همکاران را فراهم می‌آورد.
- نمایه فعالیت‌های برند به چه کار می‌آید؟
- می‌توانید پروژه‌های برند را مدیریت کنید؛ مواردی از قبیل تعیین وظایف، تخصیص آنها به افراد، ردیابی پیشرفت و نظارت بر کل پروژه‌ها.
- می‌توانید دستورالعمل‌های همکاران را با دقت تعریف کنید؛ ارائه زمان‌بندی و شیوه صحیح انجام هر فعالیت باعث اطمینان از یکپارچگی و کیفیت کار می‌شود.
- چرا به‌روزرسانی نمایه فعالیت‌های برند مهم است؟
- این بخش به شما اجازه می‌دهد تا وظایف را تخصیص داده و مهلت‌های انجام آنها را تعیین کنید؛ چیزی که به حفظ سرعت و تکمیل به موقع پروژه‌های برند کمک می‌کند.
- با افزایش بهره‌وری، خطر خطا یا سوء‌تفاهم کاهش می‌یابد. این ابزار به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا به طور کارآمد با هم کار کنند و اطمینان حاصل کنند که همه در یک راستا هستند.
- شما می‌توانید سطح دسترسی افراد مختلف را به اطلاعات فعالیت‌ها مدیریت کنید. این بخش همواره آخرین وضعیت فعالیت‌های برند را نمایش می‌دهد تا کاربران از میزان پیشرفت کارها مطلع شوند.
- این شفافیت، چشم‌انداز کلی برند را به نمایش می‌گذارد و فعالیت‌های انجام‌شده و در دست انجام را به خوبی اطلاع‌رسانی می‌کند تا اهمال‌کاری و تأخیر در عملکرد برند به حداقل برسد.
- نادیده گرفتن نمایه فعالیت‌های برند چه پیامدهایی دارد؟
- مجبور خواهید شد بارها و بارها پروژه‌ها و فعالیت‌های عمومی و مشترک را برای افراد مختلف توضیح دهید و آنها را از آخرین تغییرات یا وضعیت‌شان آگاه کنید. این کار زمان‌بر و خسته‌کننده است.
- هرگز مطمئن نخواهید بود که آیا همه افراد از آخرین تغییرات و پیشرفت‌ها آگاهی دارند و به طور هماهنگ عمل می‌کنند یا خیر.
ایرانر ...
یک پلتفرم آنلاین، چندمنظوره، قابل سفارشی‌سازی و توسعه‌پذیر است که متخصصان و کسب‌وکارهای ایرانی را قادر می‌سازد تا بدون نیاز به دانش فنی و صرف وقت و هزینه هنگفت، برند خود را در سطح حرفه‌ای نوسازی کنند. همچنین، با راه‌اندازی وب‌سایت و دفتر کار آنلاین، می‌توانند ارتباطات خود را با مشتریان و مخاطبان مدیریت کرده و برنامه‌های گوناگون وفادارسازی آنان را پیاده‌سازی کنند. در این پلتفرم، اکوسیستم کامل برند شامل انواع ارتباط با مخاطبان و مشتریان و نیز تعاملات درون‌سازمانی شکل می‌گیرد و جنبه‌های مختلف چرخه رشد برند مدیریت می‌شود.
علاوه بر این، مشاوران، طراحان، توسعه‌دهندگان و تولیدکنندگان محتوا به طور مستمر در این پلتفرم برای حل چالش‌های برند شما فعالیت می‌کنند که با پشتیبانی و مشارکت آنها، می‌توانید بدون فاصله‌گرفتن از مسئولیت‌های روزانه و یا استخدام افراد جدید، برند خود را روز به روز توسعه دهید.
آیا برای راه‌اندازی دفتر کار آنلاین خود به چیزی بیش از این نیاز دارید؟ پس دست به کار شوید!
